Empfangs- und Organisationsassistent*in (m/w/d)

Du hast Freude am Umgang mit Menschen, organisierst gerne und packst tatkräftig mit an?
Wir suchen Verstärkung in Freiburg – eine Empfangs- und Organisationsassistenz (m/w/d), die unser Team unterstützt.
Bei uns erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem freundlichen Team. Du bist die erste Ansprechperson für Gäste und Kolleg*innen, sorgst für einen professionellen Empfang und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsführung in organisatorischen Fragen. So übernimmst du eine wichtige Rolle im täglichen Miteinander und gestaltest aktiv unseren Büroalltag mit.

• Begrüßung von Gästen und Information von Ansprechpartnern, Verwaltung von Zutrittskarten für Gäste 
• Koordination von Meetingräumen inkl. Bewirtung 
• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Telefonaten 
• Bearbeitung eingehender E-Mails (allgemeines Firmenpostfach) 
• Organisation und Verteilung der Eingangspost / Ausgangspost 
• Verantwortung für die allgemeine Ordnung & Sauberkeit in allgemein genutzten Räumen (Meetingräume, Kantine, Flure) 
• Unterstützung bei internen Events 
• Unterstützung bei internen Kommunikationsmaßnahmen (z.B. Rundmails) 
• Organisation diverser Bürobedarf/-materialien (Überwachung, Bestellung, Verteilung)
• Vertragsverwaltung: Ablage und Archivierung von Verträgen der Geschäftsführung 
• Vertretung von Verwaltungs- und Administrationsaufgaben bei Abwesenheiten Vertriebsassistenz

• Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung:
  • Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
  • Kalenderführung: Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, Priorisierung von Terminen 
  • Reiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Erstellung von Reiseunterlagen, Reisekostenabrechnung
  • Büroorganisation: Strukturierung von Abläufen, Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz der Geschäftsführung, insb. papierloses Office (Scan & Ablage von Dokumenten) 
  • E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch Vorselektion und Beantwortung von Anfragen 
  • Schnittstelle: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern koordinieren 
  • Vertretung: In bestimmten Situationen Entscheidungen im Namen der Geschäftsführung treffen 
  • Vertrauliche Aufgaben: Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten

• Erstellung von Schriftstücken für die Geschäftsführung: Briefe, Berichte, Präsentationen und Protokolle verfassen (PPT, Excel, Word, OneNote) 
• Vorbereitung & Durchführung von Meetings für die Geschäftsführung: Unterstützung bei Reden, Präsentationen für Meetings, Protokollführung 
• Projektunterstützung für die Geschäftsführung: Mitarbeit bei strategischen Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben 
• Budgetüberwachung (Executive Budget): Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellenverwaltung 
• Planung & Nachverfolgung von Entscheidungen der Geschäftsführung: Sicherstellen, dass Beschlüsse umgesetzt werden 

• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Organisationstalent und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit Telefon & MS Office von Vorteil
• Erste Erfahrung im Assistenz-, Empfangs- oder Office-Bereich wünschenswert, aber kein Muss

• Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit Verantwortung
• Ein kollegiales und wertschätzendes Umfeld
• Flexible Beschäftigungsmöglichkeiten 
• Sport- und Yoga-Möglichkeiten

• Gestaltungsspielraum, flache Hierarchie, kurze Entscheidungswege und Austausch auf Augenhöhe
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Helle und moderne Besprechungs- und Rückzugsräume
• Betriebliche Altersvorsorge und ergonomischer Arbeitsplatz: höhenverstellbarer Tisch, Seh-, Hör-, Ergonomie-Tests
• Home-Office Möglichkeiten
• Teamevents und Unternehmensfeiern
• Frische Snacks (Obst, Gemüse, Nüsse) und Getränke (Kaffee, Tee, Wasser)
• Wohlfühlort Freiburg

• Bus und A5-Anschluss
• Parkmöglichkeiten für Auto und Rad an unserem Standort in Freiburg